Arbeiten am Strand von Mallorca, in einem Café in Lissabon oder in den Bergen Südtirols – die sogenannte „Workation“ ist für viele Arbeitnehmer zum Inbegriff moderner Arbeitskultur geworden.

Unternehmen profitieren von motivierten Mitarbeitern und einem Wettbewerbsvorteil im Recruiting. Doch was auf den ersten Blick nach einer Win-win-Situation aussieht, kann aus steuerlicher und rechtlicher Sicht erhebliche Risiken für Arbeitgeber mit sich bringen.

Viele Geschäftsführer unterschätzen die Komplexität des internationalen Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrechts. Bereits ein einzelner Mitarbeiter, der für einige Monate aus dem Ausland arbeitet, kann unerwartete Konsequenzen für das gesamte Unternehmen auslösen.

Das größte Risiko: Die ungewollte Betriebsstätte

Besonders kritisch wird es, wenn die Finanzverwaltung des Gastlandes die Tätigkeit des Mitarbeiters als sogenannte Betriebsstätte Ihres Unternehmens einstuft.

Eine Betriebsstätte liegt grundsätzlich vor, wenn Ihrem Unternehmen im Ausland eine feste Geschäftseinrichtung zugerechnet werden kann. Dies kann unter Umständen bereits dann der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter regelmäßig und dauerhaft von seinem Wohnsitz oder Ferienhaus aus arbeitet.

Noch problematischer wird es bei Mitarbeitern mit Kundenkontakt oder Vertriebsaufgaben. Schließt ein Mitarbeiter im Ausland Verträge ab oder verhandelt diese maßgeblich, kann eine sogenannte Vertreterbetriebsstätte entstehen.

Die Folgen sind erheblich:


Registrierungspflichten
im Ausland
Abgabe
ausländischer Steuererklärungen
Einrichtung
einer lokalen Buchhaltung
Aufteilung
des Unternehmensgewinns auf verschiedene Staaten
Zusätzliche
Beratungs- und Verwaltungskosten
Im schlimmsten Fall werden Teile des Unternehmensgewinns im Ausland steuerpflichtig – oftmals verbunden mit erheblichem bürokratischem Aufwand.

Lohnsteuer und Sozialversicherung: Die 183-Tage-Falle

Auch im Bereich der Arbeitnehmerbesteuerung lauern zahlreiche Risiken.

Innerhalb der Europäischen Union bleibt die Sozialversicherung in vielen Fällen zunächst in Deutschland bestehen. Voraussetzung hierfür ist jedoch regelmäßig eine A1-Bescheinigung, die vor Beginn der Tätigkeit im Ausland beantragt werden sollte.

Fehlt diese Bescheinigung, können ausländische Behörden davon ausgehen, dass die Sozialversicherungspflicht im Tätigkeitsstaat besteht. Dies kann zu Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen.

Besondere Aufmerksamkeit verdient zudem die sogenannte 183-Tage-Regelung in den Doppelbesteuerungsabkommen. Wird diese Grenze überschritten oder liegen weitere Voraussetzungen vor, kann der Arbeitnehmer im Ausland steuerpflichtig werden.

Für den Arbeitgeber bedeutet dies unter Umständen:


Registrierung
als Arbeitgeber im Ausland
Anmeldung
bei ausländischen Steuerbehörden
Einbehalt
und Abführung ausländischer Lohnsteuer
Erhöhte
Dokumentations- und Nachweispflichten
Die Umsetzung ist häufig komplex und mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen werden oft übersehen

Neben steuerlichen Fragestellungen spielt auch das Arbeitsrecht eine wichtige Rolle.

Arbeitet ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum aus einem anderen EU-Staat, können dortige arbeitsrechtliche Schutzvorschriften Anwendung finden. Dies betrifft beispielsweise:


Kündigungsschutzregelungen
Mindestlohnvorschriften
Arbeitszeitregelungen
Urlaubsansprüche
Mitbestimmungsrechte
Ein deutscher Arbeitsvertrag schützt nicht automatisch vor der Anwendung zwingender ausländischer Vorschriften. Dadurch können zusätzliche Verpflichtungen entstehen, die bei der Genehmigung einer Workation häufig nicht berücksichtigt werden.

Warum eine klare Workation-Policy unverzichtbar ist

Spontane Absprachen nach dem Motto „Mach einfach ein paar Wochen Homeoffice in Spanien“ sind aus Unternehmenssicht riskant.

Stattdessen sollten Arbeitgeber klare interne Regelungen schaffen und jeden Auslandsaufenthalt dokumentieren sowie vorab prüfen.

Folgende Punkte sollten Bestandteil einer Workation-Richtlinie sein:

Zeitliche Grenzen festlegen

Begrenzen Sie Auslandsaufenthalte beispielsweise auf maximal 30 oder 60 Tage pro Kalenderjahr.

Länderkreis definieren

Beschränken Sie Workations möglichst auf EU-Mitgliedstaaten oder Länder mit funktionierenden Doppelbesteuerungsabkommen.

Tätigkeiten einschränken

Mitarbeiter sollten im Ausland keine Verträge abschließen, keine wesentlichen Verhandlungen führen und keine Managemententscheidungen treffen.

Genehmigungsprozess einführen

Jeder Auslandsaufenthalt sollte vorab beantragt, geprüft und dokumentiert werden. Hierzu gehört insbesondere die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Bewertung.

Compliance sicherstellen

Führen Sie ein zentrales Tracking der Aufenthaltszeiten und dokumentieren Sie sämtliche Genehmigungen.

Fazit

Workation und Remote Work sind gekommen, um zu bleiben. Richtig umgesetzt können sie die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, die Arbeitgeberattraktivität steigern und die Bindung von Fachkräften stärken.

Unternehmen sollten jedoch nicht vergessen, dass internationale Tätigkeiten schnell steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Konsequenzen auslösen können. Was als unkomplizierte Lösung für einzelne Mitarbeiter gedacht ist, kann sich im Einzelfall zu einer kostspieligen Steuer- und Compliance-Falle entwickeln.

Deshalb gilt: Bevor Mitarbeiter ihre Arbeit ins Ausland verlagern, sollten die rechtlichen Rahmenbedingungen sorgfältig geprüft und klare interne Regelungen geschaffen werden. Nur so bleibt die Workation das, was sie sein soll – ein Gewinn für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen.