Online Dokumente verwalten: Der docurex Datenraum schützt Dokumente im Internet

Online-Datenraum von docurex im Einsatz als DMS in der Cloud

docurex der Anbieter des Online-Datenraums docurex hat die Cloud-Anwendung um ein eigenständiges Dokumenten-Management (DMS) erweitert. Dabei ist docurex vollständig online nutzbar und stellt damit ein sehr handliches DMS für die Cloud dar, auf das die Anwender weltweit zugreifen können.

Das Online Dokumenten-Management sowie die Datenablage von docurex können ebenso wie docurex selbst als Online-Plattform ohne Schulung sofort genutzt werden. docurex ist extrem einfach zu bedienen und wurde durch das Fraunhofer Institut für Arbeitsorganisation zertifiziert. So können Dokumente im docurex Datenraum auf Wunsch automatisch volltextindexiert oder manuell mit Meta-Begriffen (oder Schlagworten) versehen werden. Das sichert ein schnelles Finden aller vorhandenen Dateien und spart wertvolle Arbeitszeit. Die Datenablage im Datenraum bietet jedoch noch einen ganz besonderen Vorteil für alle Firmen, die Wert auf ein hocheffizientes Dokumenten-Management legen: Da die Software web-basiert ist, kann das docurex Dokumenten-Management in der Cloud überall von jedem PC aus weltweit über das Internet genutzt werden.

Das integrierte Online Dokumenten-Management im Internet

Auch mit der Erweiterung um ein integriertes Dokumenten-Management können Anwender wie bisher weiter arbeiten. Die gesamte Oberfläche des docurex Datenraumes ist auf einfachste Anwendbarkeit ausgelegt. Schulungen oder gar Einweisungen sind nicht erforderlich. Kunden werden sich bei der Nutzung der Datenablage und des Dokumenten-Managements ebenso einfach zurechtfinden, wie zuvor. Zudem benötigen Nutzer keine zusätzliche Software, d.h. es müssen keine Programme auf den PCs oder Notebooks installiert werden. Für die Nutzung des docurex Dokumenten-Management-Systems wird lediglich ein aktueller Browser (wie etwa der Internet Explorer, Firefox oder Safari) und eine Internetverbindung benötigt.

Online-DMS: Einfach sicher

Das Online Dokumenten-Management von docurex erlaubt neben den üblichen Funktionen eines Cloud basierten DMS zudem eine automatische PDF-Konvertierung von Dokumenten in der Datenablage. Auch hier brauchen die Anwender keine anderen Programme oder kostspielige Software. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen für PDF-Dokumente können im docurex Datenraum jederzeit aktiviert werden. Darüber hinaus werden alle PDF-Dokumente in der Datenablage auf Wunsch mit einem elektronischen, anpassbaren Wasserzeichen versehen. Dies erleichtert die eindeutige Identifikation von Zugriffen und Benutzern, da im Dokument durch das Wasserzeichen ein optischer Hinweis auf den Benutzer zu sehen ist.

Das Online Dokumenten-Management im Internet: Sicher - Revisionssicher
Für den optimalen Überblick erhalten Administratoren des Online Dokumenten-Management exakte Auswertungen über die Zugriffsaktivitäten aller Nutzer. Ein lückenloses Protokoll des Systems ist im Datenraum integriert. So wird nicht nur das Dokumenten-Management zum Kinderspiel. Sämtliche Systemprotokolle können selbstverständlich nur von Personen mit entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden.

Für größtmögliche Sicherheit wird jede Veränderung an Dateien revisionssicher, also unveränderbar, aufgezeichnet. So können Administratoren des DMS jederzeit Änderungen an Dokumenten bzw. Dateien oder die Zugriffe auf bestimmte Dokumente nachvollziehen. Für jeden Teilnehmer in docurex lässt sich so ein Protokollierungsgrad definieren, um allen denkbaren Anforderungen durch Anwender gerecht zu werden.
Mehr Informationen zum Online Dokumenten-Management und den Angeboten und Merkmalen von docurex finden interessierte Anwender im Internet unter http://www.docurex.com/de/ .