Essen - In Deutschland besteht im Rahmen von Außenprüfungen durch das Finanzamt eine strenge Pflicht zur Vorlage steuerrelevanter E-Mails. Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner (https://www.franz-partner.de/) in Essen und Velbert, weist darauf hin, dass der 11. Senat des Bundesfinanzhofs in seinem Beschluss vom 30.04.2025 (Aktenzeichen XI R 15/23) bestätigt hat, dass E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe darstellen oder Buchungsbelege beinhalten, aufbewahrungspflichtig sind.

Das heißt konkret, dass Unternehmen im Rahmen einer Außenprüfung E-Mails mit steuerlichem Bezug vorlegen müssen und E-Mails, die rein privater Natur sind, natürlich nicht vorgelegt werden müssen. Auch die interne Firmenkommunikation ohne steuerlichen Bezug ist nicht betroffen.

Einzelheiten:

1. Was ist vorlagepflichtig?

• Geschäftsbriefe/Handelsbriefe: E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, abschließen oder rückgängig machen (z. B. Angebote, Bestellungen, Lieferbestätigungen).

• Buchungsbelege: E-Mails mit Rechnungen (inklusive Anhang) oder rechnungsähnliche Unterlagen.

• Steuerlich relevante E-Mails: Kommunikation, die Auswirkungen auf die Besteuerung hat (z. B. Abstimmungen zu Preisnachlässen, Verträge per E-Mail).

2. Aufbewahrungsfristen und -form

• 10 Jahre: für E-Mails, die als Buchungsbeleg gelten (z. B. E-Mail mit einer Rechnung im Anhang).

• 6 Jahre: für E-Mails, die als Handelsbriefe gelten (Geschäftskorrespondenz).

• Elektronische Form: E-Mails müssen elektronisch und unveränderbar (revisionssicher) archiviert werden.

• Vollständigkeit: Das Finanzamt kann die Vorlage aller E-Mails mit steuerlichem Bezug verlangen (auch E-Mail-Journale).

3. Ausnahmen

• Rein private E-Mails: persönliche Kommunikation.

• Werbung/Spam.

• Transportfunktion: Dient die E-Mail nur als „Umschlag“ für einen Anhang (z. B. eine Rechnung als PDF), muss oft nur der Anhang aufbewahrt werden, sofern daraus alle steuerrelevanten Daten hervorgehen.

4. Konsequenzen bei Nichtvorlage

• Schätzung: Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn Unterlagen fehlen.

• Zwangsgeld: Bei Nichtbeachtung von Vorlageanforderungen drohen Zwangsgelder (2.500 bis 250.000 Euro).

Steuerberater Roland Franz betont: „Der BFH hat klargestellt, dass zwar die Vorlage relevanter E-Mails gefordert werden kann, ein Finanzamt jedoch nicht pauschal ein komplettes E-Mail-Journal (inklusive privater Mails) einfordern darf.“