Die Security Awareness Toolbox (https://security-awarenss-toolbox.de) enthält ab sofort eine praxisnahe Vorlage für eine unternehmensinterne KI-Richtlinie. Hintergrund ist die EU-KI-Verordnung, die Unternehmen bereits seit Februar 2025 dazu verpflichtet, für einen kompetenten und sicheren Umgang ihrer Mitarbeitenden mit Künstlicher Intelligenz zu sorgen – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Laut Bitkom KI-Studie 2026 setzen bereits 41 Prozent der deutschen Unternehmen KI-Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot ein. Eine Analyse von Cyberhaven zeigt zugleich, dass rund ein Drittel aller Eingaben von Beschäftigten in solche Tools sensible Daten enthält. Viele kleine und mittlere Unternehmen haben für diesen Einsatz bislang jedoch keine schriftliche Regelung – weder dazu, welche Tools erlaubt sind, noch dazu, welche Informationen eingegeben werden dürfen.

Genau hier setzt die neue Vorlage an. Sie umfasst einen Freigabeprozess für KI-Anwendungen, verbindliche Nutzungsregeln, Hinweise zur Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte nach Art. 50 der KI-Verordnung sowie eine Checkliste zur Einführung im Unternehmen. Ergänzt wird die Vorlage durch das bereits bestehende Schulungsmodul „Datenschutz und KI" der Toolbox, das Mitarbeitende für den sicheren Umgang mit KI-Tools sensibilisiert und die nach Art. 4 KI-VO erforderliche Dokumentation der Schulungsmaßnahmen unterstützt.

„Die meisten Unternehmen wissen gar nicht, dass die Schulungspflicht für den Umgang mit KI schon seit Februar 2025 gilt", sagt Werner Grohmann, Gründer und Geschäftsführer der SecaSkill GmbH, die hinter der Security Awareness Toolbox steht. „Unser Ziel ist es, genau wie bei den anderen Vorlagen in der Toolbox, dass Unternehmen ohne eigene IT- oder Rechtsabteilung diese Anforderung mit minimalem Aufwand erfüllen können."

Die Security Awareness Toolbox richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 250 Beschäftigten und bietet monatliche Schulungsmodule, Beispiele für Phishing E-Mails, Newsletter und Infobriefe, Vorlagen und Checklisten zu Datenschutz und Datensicherheit. Die KI-Richtlinie-Vorlage steht ab sofort im Download-Bereich der Security Awareness Toolbox (https://security-awareness-toolbox.de/login) zum Download bereit.