Heimlademanager Pro: Lade- und Kilometerdaten direkt aus dem Fahrzeug / Nach neuer Rechtslage steuerkonform in die Lohnabrechnung / Neues Modul

München, im November 2026. MOBIKO hat seine Plattform für Mitarbeitermobilität um den Heimlademanager Pro erweitert. Das neue Modul übernimmt Ladedaten automatisch aus angebundenen Dienstwagen und bereitet die Erstattungsbeträge für die Lohnabrechnung auf. Damit entfällt für Beschäftigte der monatliche Upload von Ladenachweisen. Unternehmen können den Prozess von der Erfassung bis zur Übergabe an die Lohnbuchhaltung digital abwickeln.

Beim Laden eines Dienstwagens zu Hause müssen mehrere Informationen zusammenkommen: die nachgewiesene Strommenge, der anzusetzende Strompreis und die Zuordnung zu Beschäftigten und Fahrzeug. Werden diese Angaben manuell gesammelt und geprüft, entstehen wiederkehrende Aufgaben für Fahrer, Fuhrpark und Personalabteilung. Dieser Aufwand wird durch die neue Lösung auf ein Minimum reduziert.

„Effizientes Heimladen ist seit 2026 kein Wallbox-Thema mehr, sondern ein Prozess- und Payroll-Thema“, sagt Nicola Büsse, CEO und Mitgründerin von MOBIKO. „Genau das ist seit Jahren unser Kerngeschäft.“

Zur Sachlage: Mit Schreiben vom 11. November 2025 teilte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit, dass zum 1. Januar 2026 die Erstattung von Heimladestrom für E-Dienstwagen neu geregelt wird. Damit hat sich die Rechtslage recht kurzfristig geändert, denn feste monatliche Ladekostenpauschalen ohne Nachweis waren für das Heimladen seit Anfang 2026 nicht mehr zulässig. Zusätzlich muss seit Jahresbeginn die tatsächlich geladene Strommenge (in kWh) nachgewiesen werden – zum Beispiel über einen separaten Zähler (Wallbox), Fahrzeug-App-Daten oder Belege. „Innerhalb von knapp sechs Wochen haben wir unseren Heimlademanager so umgestellt, dass unsere Kunden ab dem 1. Januar 2026 rechtskonform abrechnen konnten, die neue Strompreispauschale inbegriffen“, berichtet Büsse. Dennoch mussten Nachweise oder Belege von den Mitarbeitenden hochgeladen und übergeben werden. Deswegen hat MOBIKO an der nächsten Ausbaustufe gearbeitet – dem Heimlademanager PRO.

Vom Fahrzeug zur Erstattung
Beschäftigte können seit dem 1. November ihren unterstützten Dienstwagen einmalig mit der MOBIKO-Plattform verbinden. Anschließend werden die benötigten Ladedaten monatlich automatisch übertragen. Die Plattform führt diese mit dem hinterlegten Strompreismodell zusammen und stellt die Erstattungsdaten für die Lohnabrechnung bereit. Unterstützt werden Abrechnungsprozesse aller gängigen Lohnbuchsysteme wie DATEV, SAP, ADP und viele weitere.

Unternehmen können die Abrechnung mit individuellem Strompreis oder Strompreispauschale konfigurieren. Bei Nutzung des individuellen Tarifs prüft MOBIKO die eingereichten Stromverträge.

Automatische und manuelle Nachweise kombinierbar
Voraussetzung für die automatische Übertragung ist eine unterstützte Fahrzeugschnittstelle sowie die entsprechende Freigabe. Für Fahrzeuge ohne Anbindung steht der Heimlademanager Basic zur Verfügung. Hier laden Beschäftigte ihre Nachweise monatlich hoch; MOBIKO übernimmt deren Prüfung und die Aufbereitung der Erstattungsdaten. Beide Varianten lassen sich innerhalb eines Fuhrparks kombinieren.

„Fahrzeugdaten sind sensible Daten, und genau so behandeln wir sie“, sagt Marcel Cremer, CTO von MOBIKO. „Wir übertragen ausschließlich Lademengen und Kilometerstände, keine Standort- oder Bewegungsdaten. Alle Daten speichern wir DSGVO-konform, und unser Informationssicherheitsmanagement ist vom TÜV Nord nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Unternehmen und Mitarbeitende können sich darauf verlassen, dass ihre Daten bei uns in sicheren Händen sind.“

In der MOBIKO Admin-Plattform legen Unternehmen fest, ob Mitarbeitende ihren individuellen Stromvertrag nachweisen, die Strompreispauschale nutzen oder selbst wählen. Auch der individuelle Strompreis bedeutet für Arbeitgeber keinen Mehraufwand: MOBIKO prüft die Stromverträge und hält automatisch nach, ob die Angaben aktuell sind. Der MOBIKO Mobilitätsreport 2025 mit über 260.000 ausgewerteten Belegen zeigt, warum sich der Blick lohnt: Nur rund 12 Prozent der eingereichten Stromverträge liegen exakt beim Pauschalpreis von 0,34 Euro pro kWh. Mit der Pauschale werden 67 Prozent der Mitarbeitenden überkompensiert, rund 20 Prozent unterkompensiert.

Der Heimlademanager Pro ist für MOBIKO die logische Fortführung des eigenen Kerngeschäfts. Seit sieben Jahren rechnet das Unternehmen individuelle Mobilitätsausgaben von Mitarbeitenden steuerkonform ab, ein sehr heterogenes Feld an Belegen und Regeln. Diese Erfahrung hat MOBIKO auf das Heimladen übertragen und seine Lohnabrechnungskompetenz auf den Fuhrpark erweitert. 2022 machte MOBIKO als einer der ersten Anbieter Heimladekosten über das Mobilitätsbudget erstattbar. Ende 2024 folgte der Heimlademanager als eigenständiges Modul, seit Januar 2025 ist er bei Kunden im Einsatz.

Wenn Fuhrparkmanagement und HR zusammenarbeiten
Damit rücken zwei Bereiche näher zusammen, die in vielen Unternehmen organisatorisch getrennt sind: das Fuhrparkmanagement, das Fahrzeuge und Ladeinfrastruktur verantwortet, und die Personalabteilung, die für die steuerkonforme Erstattung über die Lohnabrechnung zuständig ist.

MOBIKO setzt dabei auf eine gemeinsame Arbeitgeberplattform, über die sich sowohl Mobilitätsbenefits als auch die Erstattung von Heimladestrom verwalten lassen. Für Unternehmen soll dadurch insbesondere der administrative Aufwand sinken: weniger manuelle Nachweise, weniger Prüfprozesse und eine einheitliche Verarbeitung der Erstattungsdaten – vom Fahrzeug bis zur Lohnabrechnung.