Rechnungsprüfung, Prüfschritte

Rechnungen sind ein fester Bestandteil im Unternehmensalltag, aber auch im privaten Alltag. Dass sie bezahlt werden sollten, steht außer Frage. Doch nicht nur vor dem Bezahlen sollte eine Rechnung stets auch geprüft werden, sondern auch vor dem Versenden einer Rechnung. Dies geht besonders effektiv, wenn man sich an bestimmte Prüfschritte hält. Investitionen gehören zum Unternehmensalltag. Die Kenntnis dieser Prüfschritte bei der Rechnungsprüfung wird auch vom angehenden Betriebswirt/in (IHK) erwartet. In seinem kostenlosen Schulungsvideo zeigt Deutschlands Schnell-Lernexperte Dr. Marius Ebert diese Prüfschritte kurz auf und gibt dazu auch ein paar wichtige Tipps.

Insbesondere im Rahmen der Prüfung zum Betriebswirt/in IHK sollte man sich über die Bedeutung des Begriffs Rechnungsprüfung im Klaren sein. Gemeint ist hier nämlich nicht die Prüfung der Bücher im Sinne einer Prüfung der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung. Dies wird auch als Prüfung der Rechnungslegung bezeichnet. Rechnungsprüfung dagegen meint die Überprüfung einer konkreten kaufmännischen Rechnung. Und genau dabei gibt es einige Prüfschritte, die man abarbeiten kann und so zu dem Ergebnis kommt dass die vorliegende Rechnung korrekt oder nicht korrekt ist.

Sachliche und rechnerische Prüfung

Der gesamte Prozess einer Rechnungsprüfung besteht aus zwei Hauptschritten, und zwar der sachlichen Prüfung und der rechnerischen Prüfung:

Bei der sachlichen Prüfung geht es ausschließlich um die in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen und deren Menge. Die beiden Leitfragen lautet also hier: Wird die richtige Ware ausgewiesen? Wird die richtige Menge ausgewiesen? In der Praxis kann es nämlich durchaus vorkommen, dass zum Beispiel aufgrund eines menschlichen Fehlers oder eines Lieferproblems falsche oder falsch berechnete Waren in der Rechnung auftauchen.

Nach der sachlichen Prüfung erfolgt die rechnerische Prüfung der Rechnung. Diese beginnt ebenfalls mit einer sachlichen Prüfung, nämlich ob die aufgeführten Nettopreise, die Umsatzsteuer, eventuelle Rabatte und Skonti korrekt aufgeführt sind. Auch hier können in der Praxis zahlreiche Fehlerquellen auftauchen, etwa aufgrund der manchmal etwas verwirrenden Umsatzsteuerregelungen, oder weil mit dem Bestellservice vereinbarte Rabatte oder Skonti nicht an die Rechnungsstelle kommuniziert wurden. Stimmen diese Zahlen und Werte, erfolgt die eigentliche rechnerische Prüfung, nämlich das Nachrechnen der Einzelposten, der Zwischenergebnisse und des Gesamtbetrags.

Gibt es sowohl bei der sachlichen als auch bei der rechnerischen Überprüfung keinen Grund zur Beanstandung, kann die Rechnung als korrekt angesehen. Erfolgte die Prüfung beim Lieferanten, kann die Rechnung nun an den Kunden weitergeleitet werden. Erfolgte die Rechnungsprüfung beim Kunden, kann der fällige Betrag bezahlt werden.

Das komplette, kostenlose Video " Rechnungsprüfung, Prüfschritte (https://www.youtube.com/watch?v=elPMn9uZqFs)" finden interessierte Leser auf der Video-Plattform YouTube. Weitere Hinweise zu diesem und vielen weiteren betriebswirtschaftlichen Themen finden sich ebenfalls auf der Webseite des Unternehmens ( http://mariusebertsblog.com/ ).